Mogen medewerkers in je vacaturevideo? Toestemming, portretrecht en uit dienst

Een collega die in een video vertelt hoe het echt is om bij jullie te werken, overtuigt meer dan elke vacaturetekst. Maar zodra die video op je werken bij-pagina staat, komen de vragen. Mag dit zomaar? Wat als iemand later spijt krijgt? En wat gebeurt er met de video als die collega uit dienst gaat?

In dit artikel zetten we de belangrijkste punten op een rij. Het is geen juridisch advies, wel een praktische basis voor het gesprek met je privacyfunctionaris of jurist.

Een video van een collega is een persoonsgegeven

Een video waarin iemand herkenbaar in beeld is, met naam en functie erbij, bevat persoonsgegevens onder de AVG. Je hebt dus een grondslag nodig om de video te gebruiken. Voor wervingsvideo's is dat in de praktijk bijna altijd toestemming.

Maar toestemming van een medewerker ligt gevoelig. Werkgever en werknemer zijn niet gelijkwaardig. Toestemming telt alleen als iemand echt vrij is om nee te zeggen. Dat betekent: geen druk van de leidinggevende, geen nadelen voor wie niet meedoet en geen 'iedereen doet mee, jij toch ook?'.

Goede toestemming is

• Vrij: meedoen is een echte keuze en nee zeggen heeft geen gevolgen.
• Specifiek: de collega weet waar de video komt te staan, bijvoorbeeld op de werken bij-pagina, in vacatures of op sociale media.
• Geïnformeerd: duidelijk is hoe lang je de video gebruikt en hoe iemand zijn toestemming intrekt.
• Aantoonbaar: je kunt laten zien wie wanneer waarvoor toestemming gaf.
• Intrekbaar: net zo makkelijk in te trekken als te geven.

En het portretrecht?

Naast de AVG is er het portretrecht uit de Auteurswet. Is een portret niet gemaakt in opdracht van de persoon zelf, dan mag die publicatie tegenhouden als daar een redelijk belang voor is. Denk aan een collega die niet wil dat een ex-partner of een huidige klant weet waar hij werkt.

Duidelijke, schriftelijke toestemming vooraf maakt de situatie een stuk helderder. Toch blijft het verstandig om bezwaren serieus te nemen, ook als iemand eerder ja zei.

Wat als een collega uit dienst gaat?

Dit is de vraag die we het vaakst horen. Toestemming eindigt niet vanzelf als iemand uit dienst gaat. Maar een video van iemand die er niet meer werkt, voelt voor een werkzoekende ook niet eerlijk. Spreek daarom vooraf af wat er gebeurt:

1. 01Leg vast dat de collega zijn toestemming altijd kan intrekken, ook na vertrek.
2. 02Neem het offline halen van video's op in je uitdienstprocedure, naast het inleveren van de laptop.
3. 03Vraag na een vaste periode, bijvoorbeeld een jaar, opnieuw om toestemming. Zo blijft je bibliotheek actueel.
4. 04Houd bij waar een video gebruikt wordt, zodat je hem overal tegelijk kunt weghalen.

Checklist voordat je begint

• Leg in gewone taal uit waarvoor de video gebruikt wordt.
• Laat de collega zelf kiezen waar de video mag verschijnen.
• Bewaar de toestemming per persoon, met datum.
• Zorg dat intrekken kan zonder jou te mailen.
• Kijk elke video na voordat hij online gaat.
• Bespreek de aanpak met je privacyfunctionaris en, als je die hebt, de ondernemingsraad.

Zo hebben we het in Video Strings geregeld

In Video Strings geeft elke collega zelf toestemming en kiest daarbij waar de video gebruikt mag worden. Die toestemming geldt 12 maanden en is op elk moment in te trekken via een eigen link. Trekt iemand in, dan verdwijnt de video meteen van elke pagina. Jij kunt een video ook zelf met één klik offline halen, bijvoorbeeld als iemand uit dienst gaat. Na 12 maanden vragen we opnieuw om toestemming. Komt er binnen 30 dagen geen antwoord, dan verwijderen we de video.